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Quanto costa davvero un dipendente: dal netto al costo azienda
Il conto visto dal lato di chi paga. Cosa c'è tra i 1.500 € che il tuo dipendente porta a casa e i quasi 3.000 che escono dal conto aziendale, e le voci che quasi nessuno mette nel preventivo iniziale.
In breve
- La regola rapida: costo azienda ≈ lordo × 1,4. E netto ≈ lordo × 0,72. Da cui: quello che spendi è circa il doppio di quello che la persona incassa.
- Tre blocchi stanno tra netto e costo: contributi a carico del lavoratore e imposte, contributi a carico dell'azienda, e accantonamenti come TFR e mensilità aggiuntive.
- Il TFR vale circa il 7% del lordo ogni anno. Non si vede in busta e matura comunque: è un debito che cresce e che prima o poi va pagato per intero.
- Le voci accessorie pesano: visita medica, formazione sicurezza, dispositivi, postazione, consulente del lavoro e assicurazione valgono facilmente 1.500-3.000 € il primo anno.
- Gli sgravi cambiano il conto, e cambiano ogni anno con la legge di bilancio: apprendistato, under 30, categorie protette e incentivi territoriali vanno verificati prima di assumere.
Capitolo 01 I tre blocchi che separano netto e costo
La confusione nasce dal fatto che nella conversazione quotidiana si usano tre numeri diversi chiamandoli tutti «stipendio». Distinguerli è metà del lavoro.
- Il nettoQuello che arriva sul conto del lavoratore. È l'unico numero di cui parla lui, e l'unico che non compare mai nei tuoi preventivi.
- Il lordoLa retribuzione contrattuale, quella scritta nella lettera di assunzione e nei contratti collettivi. Dal lordo si tolgono i contributi a carico del lavoratore e le imposte per arrivare al netto.
- Il costo aziendaIl lordo più i contributi a carico tuo, più gli accantonamenti per il trattamento di fine rapporto e le mensilità aggiuntive. È l'unico numero che riguarda la tua cassa.
Capitolo 02 Dal lordo al netto
Sulla retribuzione lorda gravano due prelievi a carico del lavoratore, trattenuti da te in qualità di sostituto d'imposta e versati per suo conto.
- Contributi previdenziali a carico del lavoratore. Intorno al 9-10% del lordo per la generalità dei lavoratori del settore privato, con variazioni per settore e qualifica.
- IRPEF e addizionali. Calcolate sull'imponibile fiscale, cioè il lordo al netto dei contributi, secondo gli scaglioni progressivi, poi ridotte dalle detrazioni per lavoro dipendente e per carichi di famiglia. Le addizionali regionale e comunale si aggiungono con aliquote che variano da comune a comune.
Il risultato tipico: da un lordo di 100 arrivano al lavoratore circa 70-75. La percentuale esatta dipende dal livello di reddito, perché la progressività dell'IRPEF e le detrazioni decrescenti fanno sì che sui redditi bassi la quota netta sia più alta.
Capitolo 03 Dal lordo al costo azienda
Sopra il lordo si aggiungono le voci a carico tuo, che il lavoratore non vede mai in busta.
| Voce | Peso sul lordo | Cosa copre |
|---|---|---|
| Contributi INPS a carico azienda | Circa 28-32% | Pensione, disoccupazione, malattia, maternità, fondi di garanzia |
| Premio INAIL | Da 0,4% a oltre 10% | Assicurazione infortuni. Dipende dal rischio della lavorazione: per un ufficio è minimo, per un cantiere pesa |
| Trattamento di fine rapporto | Circa 7% | Accantonamento annuo che matura e verrà liquidato alla cessazione |
| Tredicesima | Circa 8,3% | Una mensilità aggiuntiva, prevista da quasi tutti i contratti collettivi |
| Quattordicesima | Circa 8,3% dove prevista | Seconda mensilità aggiuntiva, in alcuni settori |
| Ferie e permessi maturati | Variabile | Giorni retribuiti non lavorati, già dentro il lordo annuo ma da coprire nella pianificazione |
La formula rapida
Per una stima in dieci secondi: costo azienda annuo ≈ lordo annuo × 1,4, dove nel lordo annuo sono già comprese tredicesima ed eventuale quattordicesima. Per settori a rischio infortuni elevato il moltiplicatore sale verso 1,5. Serve per capire se un'assunzione sta nei tuoi numeri; per la cifra esatta serve il consulente del lavoro, che applica il contratto collettivo corretto.
Capitolo 04 L'esempio completo
Impiegato a tempo pieno, settore terziario, contratto con tredicesima e quattordicesima, nessuno sgravio applicato.
| Voce | Per mensilità | Annuo |
|---|---|---|
| Lordo contrattuale | 2.080 € | 29.120 € |
| Contributi a carico lavoratore | circa 191 € | circa 2.676 € |
| IRPEF e addizionali stimate | circa 326 € | circa 4.559 € |
| Netto in busta | circa 1.565 € | circa 21.885 € |
| Contributi a carico azienda | circa 624 € | circa 8.736 € |
| Premio INAIL, ufficio | circa 10 € | circa 146 € |
| Accantonamento TFR | circa 154 € | circa 2.157 € |
| Costo azienda | - | circa 40.160 € |
| Costo azienda al mese | circa 3.345 € (annuo ÷ 12) | |
Esempio semplificato con cifre arrotondate a settembre 2026, senza sgravi e senza voci accessorie. Aliquote contributive, scaglioni IRPEF, detrazioni e addizionali comunali variano: il conto reale va fatto sul contratto collettivo applicabile e sulla situazione personale del lavoratore.
Il rapporto che conta: circa 21.900 € arrivano al lavoratore, circa 40.200 € escono dall'azienda. Poco più della metà di quello che spendi diventa reddito disponibile per la persona che hai assunto. È un dato che vale la pena conoscere da entrambi i lati del tavolo.
Capitolo 05 I costi che nessuno conta
Oltre alla busta paga esiste una serie di voci che compaiono con il primo dipendente e che raramente entrano nella stima iniziale.
- Consulente del lavoro: 30-60 € al mese per dipendente, più l'apertura delle posizioni assicurative.
- Sicurezza sul lavoro: documento di valutazione dei rischi, formazione obbligatoria, sorveglianza sanitaria dove prevista, figure obbligatorie. Il primo anno vale facilmente 800-2.000 €.
- Postazione e strumenti: computer, telefono, software, scrivania, dispositivi di protezione. Da poche centinaia a alcune migliaia di euro.
- Formazione e affiancamento: i primi due o tre mesi di una persona nuova sono a produttività ridotta, e il tempo che ci dedichi tu è tempo tolto ai clienti. È il costo più grande e il meno visibile.
- Buoni pasto, welfare e benefit: facoltativi, spesso previsti dal contratto collettivo, con trattamenti fiscali agevolati che li rendono efficienti.
- Il costo dell'errore: un'assunzione sbagliata costa il periodo di prova, il tempo di selezione e il tempo di formazione. Vale diversi mesi di stipendio.
Capitolo 06 Gli sgravi che spostano il conto
Gli incentivi all'assunzione possono ridurre in modo significativo i contributi a carico azienda, e la loro esistenza è la ragione per cui vale la pena parlare con un consulente del lavoro prima di scegliere la forma contrattuale.
| Tipo | Effetto tipico |
|---|---|
| Apprendistato | Aliquota contributiva fortemente ridotta, con condizioni di maggior favore per le imprese piccole, e possibilità di inquadramento a livello inferiore |
| Assunzione di giovani | Esonero parziale o totale dei contributi a carico azienda per un periodo determinato, entro massimali annui |
| Categorie svantaggiate | Esoneri per disoccupati di lunga durata, donne in specifiche condizioni, percettori di ammortizzatori |
| Incentivi territoriali | Misure dedicate ad aree specifiche, con perimetri e durate che cambiano nel tempo |
| Trasformazione da tempo determinato | Restituzione del contributo addizionale versato sui contratti a termine |
Verifica sempre l'anno in corso
Requisiti, importi, durate e massimali degli incentivi all'assunzione vengono ridefiniti quasi ogni anno con la legge di bilancio, e alcune misure sono subordinate ad autorizzazioni o a fondi capienti. Qualunque cifra letta in un articolo dell'anno scorso è probabilmente superata: la verifica va fatta all'INPS e con il consulente del lavoro prima di firmare la lettera di assunzione.
Capitolo 07 Quando puoi permettertelo
La domanda economica precede quella contrattuale. Tre criteri pratici, usati da chi assume senza rimpianti.
- Dodici mesi di ricavi stabili alle spalleNon un trimestre buono. Lo stipendio esiste anche nei mesi vuoti, e il primo anno di una persona nuova è quello meno produttivo.
- Conta il margineUn dipendente si paga con il margine che genera o che libera. La regola empirica più diffusa chiede che una persona produca almeno due o tre volte il proprio costo aziendale in valore per l'attività.
- Sei mesi di costo accantonatiCoprire mezzo anno di costo pieno prima di firmare toglie il panico dalle decisioni e ti permette di licenziare un errore invece di trascinarlo.
Il passaggio intermedio
Tra il fare tutto da soli e il primo dipendente esistono gradini: un collaboratore autonomo su progetti definiti, un apprendista, un tirocinio strutturato. Servono a verificare se il lavoro delegabile esiste davvero e se sai delegarlo, che è una capacità separata dal poterselo permettere.
Capitolo 08 Gli errori più comuni
- Ragionare in netto. Promettere «ti do 1.600 € netti» senza aver calcolato il costo azienda porta a impegni che valgono il doppio di quanto immaginato.
- Dimenticare tredicesima e TFR. Sono maturati ogni mese e pagati dopo. Chi non li accantona si trova un buco a dicembre e uno alla cessazione.
- Ignorare l'INAIL. Per attività a rischio il premio può valere diversi punti percentuali del lordo, e cambia il conto in modo sostanziale.
- Saltare la sicurezza. Formazione, valutazione dei rischi e sorveglianza sanitaria sono obblighi con sanzioni pesanti, e scattano con il primo assunto.
- Non verificare gli sgravi prima di assumere. Molti incentivi dipendono dalla forma contrattuale scelta: dopo la firma non si recuperano.
- Assumere sul picco. Tre mesi ottimi non sono un anno. Il costo del lavoro è fisso, i ricavi no.
Checklist Prima di firmare l'assunzione
Domande frequenti
Quanto costa un dipendente all'azienda?
Come regola rapida, il costo aziendale annuo è circa 1,4 volte il lordo annuo comprensivo di mensilità aggiuntive, e sale verso 1,5 nei settori con premio INAIL elevato. In pratica, per ogni 100 € di costo aziendale circa 73 sono lordo e circa 54 arrivano netti al lavoratore.
Come si passa dal netto al lordo?
Al netto si aggiungono i contributi previdenziali a carico del lavoratore, intorno al 9-10% del lordo, e IRPEF con addizionali regionale e comunale al netto delle detrazioni. Tipicamente da un lordo di 100 arrivano al lavoratore circa 70-75, con quota netta più alta sui redditi bassi per effetto delle detrazioni.
Quanto pesa il TFR?
Circa il 7% della retribuzione lorda ogni anno. Non compare in busta paga e matura comunque: è un debito che cresce nel tempo e che va liquidato alla cessazione del rapporto, quindi va accantonato mese per mese e non speso.
Quali costi ci sono oltre alla busta paga?
Consulente del lavoro, adempimenti di sicurezza (valutazione dei rischi, formazione obbligatoria, sorveglianza sanitaria), postazione e strumenti, eventuali buoni pasto e welfare, e il tempo di formazione e affiancamento nei primi mesi. Il primo anno queste voci valgono facilmente 1.500-3.000 €.
Ci sono sgravi per assumere?
Sì, e cambiano quasi ogni anno con la legge di bilancio: apprendistato con aliquota ridotta, esoneri per l'assunzione di giovani, misure per categorie svantaggiate, incentivi territoriali e restituzione del contributo addizionale in caso di trasformazione da tempo determinato. Vanno verificati all'INPS e con il consulente prima di scegliere la forma contrattuale.
Quando posso permettermi il primo dipendente?
Tre criteri pratici: dodici mesi di ricavi stabili alle spalle; la ragionevole aspettativa che la persona produca o liberi almeno due o tre volte il proprio costo aziendale in valore; e sei mesi di costo pieno già accantonati prima di firmare.
Un dipendente si paga con il margine
Prima di assumere vale la pena sapere quale parte del lavoro genera davvero margine e quale lo consuma. Mezz'ora di chiamata e ti mando l'analisi scritta della tua attività: cosa delegherei per primo e cosa no. Gratis, e tua da tenere.
Fonti ufficiali
- INPS · Contributi e incentivi all'assunzione
- INAIL · Tariffe dei premi
- Ministero del Lavoro · Contratti collettivi
- Agenzia delle Entrate · Sostituto d'imposta
Guida divulgativa. Aliquote contributive, scaglioni IRPEF, detrazioni, addizionali comunali, tariffe INAIL e incentivi all'assunzione cambiano ogni anno e dipendono dal contratto collettivo applicato e dalla situazione personale del lavoratore. Le cifre qui sono indicative a settembre 2026: il conto esatto lo fa un consulente del lavoro.
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